ตัวอย่างรายงานการเบิกวัตถุดิบแยก Job

หลังจากที่เราสามารถ Link ฐานของมูลของ Express เข้ามาใช้ในโปรแกรม Access ได้แล้ว ถ้ามีความรู้ในการใช้งาน Access เราก็สามารถนำข้อมูลมาจัดการ แล้วออกรายงานตามที่เราต้องการได้ ที่จริงเมื่อก่อน ก็ใช้โปรแกรม Access ออกรายงาน จนกระทั้งน้องๆ เริ่มบ่นว่า กว่ามันจะออกรายงานได้มันใช้เวลาในการประมวลผลนานมาก และทุกครั้งที่ต้องการพิมพ์รายงานมันก็จะต้องประมวลผลใหม่ทุกครั้ง ทำให้เสียเวลามาก

จากคำแนะนำของ Programer ที่ผมรู้จัก เค้าบอกว่าโปรแกรม Crytal Report สามารถจัดทำรายงานได้ง่ายและการใช้งานก็ไม่ยาก ใช้เวลาเรียนรู้ไม่นาน ข้อดีของโปรแกรมคือมันจะดึงข้อมูลมาเก็บไว้ ทำให้ทุกครั้งที่พิมพ์รายงาน สามารถพิมพ์ได้เลยไม่ต้องรอ ยกเว้นแต่ว่า เรามีการคีย์ข้อมูลใหม่หรือแก้ไขข้อมูลใน Express จำเป็นต้องดึงใหม่ ก็สามารถสั่งให้โปรแกรม Refresh ข้อมูลให้ใหม่ได้ ตัวอย่างที่ผมเอามาให้ดูถูกนำมาจัดหน้าผ่านโปรแกรม Crytal Report

การ Link ฐานข้อมูล Express มาไว้ที่ Access

การเชื่อมฐานข้อมูลของ Express ไปยังโปรแกรม Access เพื่อที่เราจะเอาฐานข้อมูลออกมาใช้ผ่านทางโปรแกรม Access ซึ่งสามารถใช้คำสั่ง Query เพื่อเลือกข้อมูลตามที่เราต้องการก่อนแล้วนำไปออก Report หรือจะส่งต่อไปยัง Excel อีกทีหนึ่งก็ได้ สำหรับวิธีการเป็นดังนี้

 

1. ให้เข้าไปที่ Control Panel --> ODBC Data Source --> Add --> เลือก Microsoft Foxpro VFP Driver (*.dbf) กำหนด Data Source Name : express (จะกำหนดเป็นชื่ออะไรก็ได้) เลือก Path : ที่เก็บข้อมูล express (หรือถ้ารู้ว่าเก็บไว้ที่ dir ไหนก็พิมพ์ลงไปได้เลย)

 

2. เปิดโปรแกรม Access เลือกสร้างไฟล์ใหม่ และตั้งชื่อไฟล์จะใช้ตามที่โปรแกรมกำหนดมาให้ก็ได้

ที่ Menu เลือก File --> Get External Data --> Link Table --> ให้กำหนด File of Type เป็น ODBC ก่อน ถึงจะขึ้นแท็บ ให้เลือกแท็บ Machine Data Source เลือก express (ตามที่ตั้งไว้ข้อ 1) ก็จะเข้าสู่หน้าจอ Link Table ให้เลือก Select All มันจะขึ้นข้อความมาเรื่อยๆ ให้กด OK จนเสร็จ ก็จะปรากฎชื่อ File ขึ้นมา ดูตัวอย่างตามรูป ตอนนี้เราก็สามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้แล้ว

การนำช่องแผนกมาตั้งเป็นรหัส JobCost

ผมทำงานโรงงานอุตสาหกรรม ที่ทำงานใช้โปรแกรมบัญชี Express 5.5 บนระบบ Lan ซึ่งไม่รองรับการทำงานในเรื่องของ JobCost ในการปิดงบ จำเป็นต้องสรุปต้นทุน เราต้องสรุปยอดต้นทุนต่อ Job ในเรื่องของการเบิกวัตถุดิบทางตรง การปันส่วนค่าแรงทางตรง และการปันส่วนของโสหุ้ยการผลิต

ผมจะพูดถึงการบันทึกต้นทุนการเบิกใช้วัตถุดิบ โดยคีย์ผ่านระบบการเบิกจ่าย ในเมนูการเบิกจ่ายสินค้าเพื่อผลิต คนที่ผมรู้จัก (สมุห์บัญชีของบริษัทในเครือ) เค้าเอาช่องหมายเหตุ มาคีย์เลขที่ JobCost แล้วก็ใช้โปรแกรม Access ดึงข้อมูลออกมา จัดหน้ารายงาน ทำให้สามารถพิมพ์รายงานต้นทุนการเบิกใช้วัตถุดิบทางตรงได้

แต่เนื่องจากบริษัทที่ผมทำงานด้วย เค้าเอาช่อง แผนก มาคีย์เลขที่ JobCost แล้วสั่งพิมพ์ผ่านรายงานมาตรฐานของ Express สั่งพิมพ์ไปเป็น Text แล้วดึงข้อมูลไปยัง Excel ซึ่งค่อนข้างเสียเวลาอย่างมากในการนำไปจัดหน้าหรือสรุปทำต้นทุน

ตอนหลังผมเอาโปรแกรม Access กับ Crytal Repot มาดึงข้อมูลแล้วนำไปจัดหน้าใหม่ให้ ซึ่งก็ค่อนข้างสะดวก ในการสรุปต้นทุน ทำให้ประหยัดเวลาลงมา อีกอย่าง ข้อดีของการนำช่อง แผนก มาใช้คีย์เลข JobCost คือ ถ้าคุณใส่รายละเอียดลงไปด้วย เวลาคีย์เลข Job มันจะโชว์ข้อมูลขึ้นมา ซึ่งจะช่วยให้เรารู้ว่า เป็นต้นทุนของงานอะไร