ตัวอย่างรายงานการเบิกวัตถุดิบแยก Job



หลังจากที่เราสามารถ Link ฐานของมูลของ Express เข้ามาใช้ในโปรแกรม Access ได้แล้ว ถ้ามีความรู้ในการใช้งาน Access เราก็สามารถนำข้อมูลมาจัดการ แล้วออกรายงานตามที่เราต้องการได้ ที่จริงเมื่อก่อน ก็ใช้โปรแกรม Access ออกรายงาน จนกระทั้งน้องๆ เริ่มบ่นว่า กว่ามันจะออกรายงานได้มันใช้เวลาในการประมวลผลนานมาก และทุกครั้งที่ต้องการพิมพ์รายงานมันก็จะต้องประมวลผลใหม่ทุกครั้ง ทำให้เสียเวลามาก


จากคำแนะนำของ Programer ที่ผมรู้จัก เค้าบอกว่าโปรแกรม Crytal Report สามารถจัดทำรายงานได้ง่ายและการใช้งานก็ไม่ยาก ใช้เวลาเรียนรู้ไม่นาน ข้อดีของโปรแกรมคือมันจะดึงข้อมูลมาเก็บไว้ ทำให้ทุกครั้งที่พิมพ์รายงาน สามารถพิมพ์ได้เลยไม่ต้องรอ ยกเว้นแต่ว่า เรามีการคีย์ข้อมูลใหม่หรือแก้ไขข้อมูลใน Express จำเป็นต้องดึงใหม่ ก็สามารถสั่งให้โปรแกรม Refresh ข้อมูลให้ใหม่ได้ ตัวอย่างที่ผมเอามาให้ดูถูกนำมาจัดหน้าผ่านโปรแกรม Crytal Report


การ Link ฐานข้อมูล Express มาไว้ที่ Access



การเชื่อมฐานข้อมูลของ Express ไปยังโปรแกรม Access เพื่อที่เราจะเอาฐานข้อมูลออกมาใช้ผ่านทางโปรแกรม Access ซึ่งสามารถใช้คำสั่ง Query เพื่อเลือกข้อมูลตามที่เราต้องการก่อนแล้วนำไปออก Report หรือจะส่งต่อไปยัง Excel อีกทีหนึ่งก็ได้ สำหรับวิธีการเป็นดังนี้

 

1. ให้เข้าไปที่ Control Panel --> ODBC Data Source --> Add --> เลือก Microsoft Foxpro VFP Driver (*.dbf) กำหนด Data Source Name : express (จะกำหนดเป็นชื่ออะไรก็ได้) เลือก Path : ที่เก็บข้อมูล express (หรือถ้ารู้ว่าเก็บไว้ที่ dir ไหนก็พิมพ์ลงไปได้เลย)

 

2. เปิดโปรแกรม Access เลือกสร้างไฟล์ใหม่ และตั้งชื่อไฟล์จะใช้ตามที่โปรแกรมกำหนดมาให้ก็ได้

ที่ Menu เลือก File --> Get External Data --> Link Table --> ให้กำหนด File of Type เป็น ODBC ก่อน ถึงจะขึ้นแท็บ ให้เลือกแท็บ Machine Data Source เลือก express (ตามที่ตั้งไว้ข้อ 1) ก็จะเข้าสู่หน้าจอ Link Table ให้เลือก Select All มันจะขึ้นข้อความมาเรื่อยๆ ให้กด OK จนเสร็จ ก็จะปรากฎชื่อ File ขึ้นมา ดูตัวอย่างตามรูป ตอนนี้เราก็สามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้แล้ว

การนำช่องแผนกมาตั้งเป็นรหัส JobCost

ผมทำงานโรงงานอุตสาหกรรม ที่ทำงานใช้โปรแกรมบัญชี Express 5.5 บนระบบ Lan ซึ่งไม่รองรับการทำงานในเรื่องของ JobCost ในการปิดงบ จำเป็นต้องสรุปต้นทุน เราต้องสรุปยอดต้นทุนต่อ Job ในเรื่องของการเบิกวัตถุดิบทางตรง การปันส่วนค่าแรงทางตรง และการปันส่วนของโสหุ้ยการผลิต


ผมจะพูดถึงการบันทึกต้นทุนการเบิกใช้วัตถุดิบ โดยคีย์ผ่านระบบการเบิกจ่าย ในเมนูการเบิกจ่ายสินค้าเพื่อผลิต คนที่ผมรู้จัก (สมุห์บัญชีของบริษัทในเครือ) เค้าเอาช่องหมายเหตุ มาคีย์เลขที่ JobCost แล้วก็ใช้โปรแกรม Access ดึงข้อมูลออกมา จัดหน้ารายงาน ทำให้สามารถพิมพ์รายงานต้นทุนการเบิกใช้วัตถุดิบทางตรงได้


แต่เนื่องจากบริษัทที่ผมทำงานด้วย เค้าเอาช่อง แผนก มาคีย์เลขที่ JobCost แล้วสั่งพิมพ์ผ่านรายงานมาตรฐานของ Express สั่งพิมพ์ไปเป็น Text แล้วดึงข้อมูลไปยัง Excel ซึ่งค่อนข้างเสียเวลาอย่างมากในการนำไปจัดหน้าหรือสรุปทำต้นทุน


ตอนหลังผมเอาโปรแกรม Access กับ Crytal Repot มาดึงข้อมูลแล้วนำไปจัดหน้าใหม่ให้ ซึ่งก็ค่อนข้างสะดวก ในการสรุปต้นทุน ทำให้ประหยัดเวลาลงมา อีกอย่าง ข้อดีของการนำช่อง แผนก มาใช้คีย์เลข JobCost คือ ถ้าคุณใส่รายละเอียดลงไปด้วย เวลาคีย์เลข Job มันจะโชว์ข้อมูลขึ้นมา ซึ่งจะช่วยให้เรารู้ว่า เป็นต้นทุนของงานอะไร

การส่งข้อมูลจากโปรแกรม Quicken ไป Excel


บ่อยครั้งที่ผู้บริหารต้องการข้อมูลการจ่ายเช็คว่าสัปดาห์นี้มีจ่ายให้ใครบ้าง และต้องการรายงานในรูปแบบ Excel ผมก็เลยต้อง Export ข้อมูลจากโปรแกรม Quicken ไป Excel มาวิธีการกันนะครับ เมื่ออยู่ในหน้าของรายงาน เลือก Export Data เลือก Report to Excel Compatible Format ซึ่งโปรแกรม Quicken จะส่งข้อมูลไปในรูปของ Tab Delimited Export File (*.TXT) แต่เราสามารถใช้ Excel เปิดไฟล์ได้ โดยเมื่อเข้าไป Excel แล้ว ตอนเลือกไฟล์ให้เปลี่ยนบรรทัดล่าง File of Type ไปเป็น Text File หรือไม่ก็เข้าไปพิมพ์ที่ชื่อไฟล์ *.txt แล้วกด Open ก็จะปรากฎชื่อไฟล์ให้เข้าไปเลือก

ตัวอย่างรายงานของ Quicken


ลองมาดูตัวอย่างรายงานของโปรแกรม Quicken กันดูนะครับ รายงานที่ผมนำมาแสดงนี้ เป็นตัวอย่างรายงานการรับจ่ายเงินประจำสัปดาห์ แต่ทั้งนี้เราสามารถกำหนดให้เป็นแบบอื่นได้ เช่นเปลี่ยนไปเป็น 2 สัปดาห์ หรือแบบครึ่งเดือน หรือ จะขอดูแบบรายเดือน รายไตรมาศ หรือจะเป็นรายปี ก็ได้ แต่ที่ผมเอามาลงให้ดูจะเป็นแบบรายสัปดาห์ ซึ่งจะมีประโยชน์มากต่อการดูแล-วางแผนการใช้เงินในแต่ละสัปดาห์

แนะนำโปรแกรม Quicken

แนะนำโปรแกรมจัดการการเงินส่วนบุคคล โปรแกรม Quicken ว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง สมัยก่อนตอนที่เริ่มทำงานบัญชี และต้องดูแลงานด้านการเงิน รู้สึกว่า น่าจะมีโปรแกรมอะไรมาใช้ ควบคุมดูแล บัญชีเงินฝากธนาคาร เงินสดย่อย อยากรู้ว่าเมื่อไหร่เช็คจะเด้ง เมื่อไหร่ต้องโอนเงินระหว่างบัญชี ผมเลยไปหาโปรแกรมนี้มาใช้ ผมใช้มาตั้งแต่สมัยยังเป็นระบบ dos อยู่ ใช้มาจนถึงปัจจุบัน ทุกวันนี้ก็เอามาใช้งานดูแลบัญชีส่วนตัว และบัญชีของบริษัท


ผมเคยแนะนำโปรแกรมนี้ให้กับสมุห์บัญชีคนอื่น ลองเอาไปใช้ดู เค้าถามกลับมาว่า มันดีกว่าใช้ Excel ตรงไหน ที่จริงก่อนที่ผมจะมาใช้ Quicken ผมก็ใช้ Lotus, Excel แล้วเอาต้นขั้วเช็คมาคีย์แล้วก็ Sort วันที่ มันก็ใช้ได้เหมือนกัน แต่จะยุ่งยากกว่า แต่ผมว่าใช้โปรแกรมง่ายกว่า เก็บเป็นประวัติได้ จะดูสถานะบัญชีวันไหนก็ได้ ว่าเงินพอจ่ายหรือไม่ ต้องโอนเงินไปบัญชีไหนเมื่อไหร่ ที่สำคัญเรื่องรายงานโปรแกรมมีให้เยอะมาก


ผมเคยทดลองใช้โปรแกรม MS Money ดูแล้ว พบว่ามันก็ใช้งานได้ดี การลงรายการเช็ค ไม่กำหนดวันที่ก็ได้ การส่งข้อมูลไป Excel ก็ทำได้ง่าย การใช้งานภาษาไทย ไม่มีปัญหาอะไร และสามารถใช้งานพร้อมกันได้ เพียงแต่ คีย์ข้อมูลพร้อมกันไม่ได้ คนหนึ่งคีย์ อีกคนเข้าไปดูได้ แต่ MS Money จะมีข้อเสียในเรื่องของรายงานที่มีน้อยกว่ามาก และไม่มีรายงานในแบบ สัปดาห์ ซึ่งงานที่ผมทำ จำเป็นต้องออกรายงานการรับเงิน-จ่ายเงิน (Cashflow) ในแบบสัปดาห์ ซึ่ง MS Money ไม่รองรับ ทุกวันนี้ จึงยังใช้โปรแกรม Quicken อยู่