ค่าใช้จ่ายที่บอกไม่ได้ว่าจ่ายให้ใคร

ผมเชื่อว่า คนที่ทำงานบัญชีจะพบปัญหาในเรื่องไม่มีใบเสร็จรับเงินกันทุกคน หรือบิลเงินสดระบุว่า "เงินสด" ผมเองก็พบปัญหาเหล่านี้อยู่บ่อยๆ จนตัวเองต้องวางหลักเกณฑ์เอาไว้ ให้น้องๆ ปฏิบัติ หลักเกณฑ์ของผมก็ง่ายมากเลยครับ กรณีไม่มีใบเสร็จ ให้แนบสำเนาบัตรประชาชน/บัตรราชการ พร้อมลงชื่อรับรองสำเนาถูกต้อง แนบกับใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย หรือใบสำคัญจ่ายเช็ค สำหรับตัวอย่างที่ทำให้ผมแปลกใจมากคือ เงินสดย่อยที่จ่ายให้ตำรวจเป็นค่าตู้แดง ไม่น่าเชื่อเลยนะครับว่า น้องเค้าขอหลักฐานตำรวจ (บัตรข้าราชการตำรวจ) เอามาซีร็อค แนบเอกสารให้ด้วย ผมเคยถามน้องไปว่า ทำไมเค้าถึงยอมให้บัตรมาซีร็อค น้องก็บอกกับผมว่า ก็พี่เป็นคนบอกเองว่า ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ ก็ต้องมีบัตรประชาชนหรือบัตรราชการ มาแนบด้วย หนูก็บอกเค้าไป เค้าก็ไม่ว่าอะไร เค้าก็ให้มา


นอกจากนี้ ในอดีตผมเคยพบปัญหาที่กรรมการ ไปเลี้ยงรับรองลูกค้าแล้วไม่ยอมขอใบเสร็จรับเงิน หรือเวลาไปเติมน้ำมันแล้วมักจะมาอ้างว่า ลืมขอใบเสร็จอยู่บ่อยๆ เค้าบอกกับผมว่า ให้ออกเป็นเอกสารอื่นแล้วให้เค้าเซ้นต์ชื่อได้ไหม๊ ..อืม.. คำตอบของผมก็คือ ไม่ได้ เพราะผมเห็นว่า การขอใบเสร็จรับเงิน น่าจะเป็นเรื่องที่ง่ายกว่า และถูกต้องกว่า และก็ไม่ใช่เรื่องน่าอาย ผมอธิบายให้เค้าฟังอย่างนี้ ทุกครั้งที่คุณจ่ายเงินค่ารับรอง หรือค่าน้ำมัน แล้วไม่ขอใบเสร็จ เราต้องออกค่าภาษีให้เค้าอีก 30% หรือพูดง่ายๆว่า ถ้าคุณจ่ายเงินไป 1,000 บาท คุณต้องจ่ายภาษีแทนเค้าอีก 300 บาท ฟังดูแล้วก็น่าตกใจนะครับ ผมก็บอกเค้าไปว่า ร้านอาหาร พวกนี้ ปกติเค้าก็กำไรดีอยู่แล้ว ไม่ต้องไปออกค่าภาษีให้เค้าอีกหรอก (ผมจะพูดเพราะกว่านี้นะ) หลังจากนั้นมา เค้าก็จะไม่ลืมขอใบเสร็จอีกเลย ใบเสร็จเต็มรูปนะครับ ที่ระบุ ชื่อที่อยู่ของบริษัทถูกต้อง


ลองมาดูว่าเอกสารหลักที่ใช้ประกอบการลงบัญชี บิลเงินสด ต้องมีรายการอะไรบ้าง เป็นสำคัญ


1. ต้องระบุ ชื่อ-ที่อยู่ผู้ขาย พร้อมเบอร์โทรศัพท์ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขที่บัตรประชาชน

2. ต้องระบุ ชื่อ-ที่อยู่ ผู้ซื้อ

3. รายละเอียดสินค้าหรือบริการ

4. วันเดือนปี ที่จ่ายเงิน

5. ลายเซ็นต์ผู้รับเงิน


บิลเงินสดจะเป็นแบบที่เขียนด้วยลายมือก็ได้ เพราะกฎหมายไม่ได้กำหนดไว้ แต่ถ้าเป็นค่าใช้ที่มียอดเงินมากๆ ก็ควรจะเป็นแบบฟอร์มและออกด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะดูน่าเชื่อกว่า เพราะฉะนั้น รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปแล้ว รายจ่ายที่จ่ายไป ถ้าพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ก็จะถือเป็นรายจ่ายในการลงบัญชีได้

ไม่มีความคิดเห็น:

โพสต์ความคิดเห็น